BTW-nummer op uw website: wat moet u tonen?

Runt u in België een onderneming die BTW aanrekent, dan moet uw BTW-nummer zichtbaar zijn op uw website. Belgische BTW-nummers werken anders dan in de meeste andere EU-landen omdat ze rechtstreeks gekoppeld zijn aan uw ondernemingsnummer. Dat maakt het in sommige opzichten eenvoudiger en zorgt voor verwarring in andere.

Zo werkt BTW-nummerweergave voor Belgische ondernemingen en wat u correct moet doen.

Hoe Belgische BTW-nummers werken

In België is uw BTW-nummer uw ondernemingsnummer (KBO-nummer) met de landcode "BE" ervoor. Is uw ondernemingsnummer 0123.456.789, dan is uw BTW-nummer BE0123.456.789.

Dat verschilt van landen zoals Nederland, waar het BTW-identificatienummer een apart nummer is van het registratienummer van de onderneming. In België doet één nummer beide jobs.

Het formaat is altijd: BE + 10 cijfers (beginnend met 0 of 1).

De punten zijn optioneel maar conventioneel. U ziet het geschreven als BE0123.456.789 of BE0123456789. Beide zijn geldig. De meeste Belgische ondernemingen gebruiken het formaat met punten omdat het beter leest.

Wat de wet eist

Onder Artikel XII.6 WER (de Belgische omzetting van de EU E-Commerce Richtlijn) moet elke onderneming die diensten via een website aanbiedt haar BTW-nummer toegankelijk maken voor bezoekers en bevoegde autoriteiten.

De EU BTW-richtlijn (2006/112/EG, artikel 226) voegt specifieke vereisten toe voor facturen. En de E-Commerce Richtlijn (2000/31/EG, artikel 5) vereist dat uw BTW-identificatienummer permanent, eenvoudig en rechtstreeks toegankelijk is op uw website.

Concreet betekent dat uw BTW-nummer moet verschijnen op minstens één van deze plaatsen:

• De footer van uw website (zichtbaar op elke pagina)
• Uw contactpagina of over-pagina
• Uw algemene voorwaarden
• Elke factuur die u verstuurt

De footer is het minimum voor webcompliance. Heeft u een aparte juridische- of contactpagina, neem het daar ook op.

Waar tonen

Een proper footer-voorbeeld:

"Bakkerij De Molen BV | BE0123.456.789 | Brusselstraat 1, 1000 Brussel"

Omdat uw BTW-nummer en ondernemingsnummer hetzelfde zijn (minus de "BE"-prefix), kan u ze combineren:

"Ondernemingsnummer/BTW: BE0123.456.789"

Sommige ondernemingen tonen ze apart voor duidelijkheid:

"Ondernemingsnummer: 0123.456.789 | BTW: BE0123.456.789"

Beide aanpakken zijn oké. Het belangrijkste is dat het BTW-nummer met "BE"-prefix zichtbaar is, want dat is het formaat dat andere EU-bedrijven nodig hebben voor grensoverschrijdende facturatie en VIES-verificatie.

Uw ondernemingsnummer is ook verplicht op dezelfde plaatsen. Het BTW-nummer tonen met "BE"-prefix dekt beide verplichtingen tegelijk. Onze gids over identificatiegegevens op uw website loopt door de bredere verplichtingen onder Boek XII WER.

Wie een BTW-nummer nodig heeft

Niet elke Belgische onderneming heeft een BTW-nummer. U heeft er een nodig als u economische activiteiten uitvoert die onder BTW vallen. Dat geldt voor de meeste commerciële ondernemingen.

U heeft geen BTW-nummer nodig als:

• Uw onderneming enkel BTW-vrijgestelde activiteiten uitvoert (bepaalde medische, onderwijs- en sociale diensten)
• U een kleine onderneming bent onder de BTW-vrijstellingsregeling met een jaaromzet onder 25.000 euro

Komt u in aanmerking voor de vrijstellingsregeling, dan moet u geen BTW aanrekenen en krijgt u geen BTW-nummer. U moet wel uw ondernemingsnummer op uw website tonen.

Overschrijdt uw omzet de 25.000 euro (of verwacht u dat in het lopende kalenderjaar), dan moet u zich registreren voor BTW bij FOD Financien. De registratie gebeurt via het ondernemingsloket of rechtstreeks bij het lokale BTW-kantoor.

BTW op facturen versus op uw website

De regels voor facturen en websites komen uit verschillende juridische bronnen.

Op facturen vereist de EU BTW-richtlijn (artikel 226):

• Uw BTW-nummer
• Het BTW-nummer van de klant (voor B2B-transacties binnen de EU)
• Het toegepaste BTW-tarief
• Het BTW-bedrag in euro
• Indien het verleggingsmechanisme van toepassing is, een verwijzing daarnaar

Ontbreekt een van deze, dan kan de factuur ongeldig zijn voor BTW-aftrek. De boekhouder van uw klant kan ze weigeren.

Op uw website is de vereiste breder maar minder gedetailleerd. Artikel XII.6 WER verplicht u uw BTW-nummer te tonen zodat bezoekers u kunnen identificeren. U hoeft geen BTW-tarieven of -bedragen op uw juridische infosectie te tonen. Toch geldt: runt u een webshop, dan moeten de prijzen aan consumenten duidelijk aangeven of ze BTW omvatten of uitsluiten.

Prijsweergaveregels

Verkoopt u aan consumenten (B2C), dan vereisen het Belgisch recht en de EU-richtlijn consumentenrechten dat getoonde prijzen BTW omvatten. De prijs die de klant ziet, moet de prijs zijn die hij betaalt.

Verkoopt u vooral aan bedrijven (B2B), dan mag u prijzen excl. BTW tonen, maar u moet duidelijk "excl. BTW" of "excl. VAT" naast elke prijs vermelden.

Veel ondernemingen die beide publieken bedienen, tonen beide prijzen. Wat u ook kiest, blijf consistent op uw hele site. De Economische Inspectie van de FOD Economie controleert prijsweergavepraktijken als deel van haar reguliere handhaving.

Grensoverschrijdende verkoop en BTW

Verkoopt u producten of digitale diensten aan consumenten in andere EU-landen, dan komt u uiteindelijk de One-Stop Shop (OSS) drempel tegen.

Wanneer een Belgische onderneming verkoopt aan consumenten in bijvoorbeeld Duitsland, valt de verkoop onder Duitse BTW-tarieven, niet de Belgische. Maar pas wanneer uw totale grensoverschrijdende EU-verkoop per jaar boven 10.000 euro uitkomt. Onder die drempel kan u Belgische BTW op alle EU-verkopen toepassen.

Eens boven de 10.000 euro heeft u twee opties:

1. Registreren voor BTW in elk land waar u klanten heeft. Dat betekent BTW-aangiftes indienen in elk land. Voor een kleine onderneming die aan 10 landen verkoopt, is dat een papieren nachtmerrie.

2. Registreren voor de One-Stop Shop (OSS) bij FOD Financien. Daarmee dient u één kwartaalaangifte OSS in België in die al uw EU-consumentenverkopen dekt. U rekent het juiste BTW-tarief voor elk bestemmingsland aan maar rapporteert en betaalt alles via de Belgische fiscus. Die verdeelt het geld onder de andere landen.

U heeft geen buitenlands BTW-nummer nodig met de OSS. Uw Belgisch BTW-nummer volstaat. Maar u moet het juiste lokale BTW-tarief voor elk bestemmingsland aanrekenen.

Verkoopt u via platformen als Amazon of Bol.com, dan kan het platform de BTW-inning voor u afhandelen onder de "deemed supplier" regels. Check met het platform of zij BTW in uw plaats innen en doorstorten.

EU BTW-nummerformaten per land

Elke EU-lidstaat heeft zijn eigen BTW-nummerformaat. Doet u grensoverschrijdend zaken, dan helpt het ze te herkennen. Hier de meest voorkomende voor ondernemingen actief in of nabij België:

Let op: de voorloopnul in Belgische BTW-nummers maakt deel uit van het nummer. Sommige systemen laten die vallen, wat tot validatiefouten leidt. Lijkt een Belgisch BTW-nummer slechts 9 cijfers te hebben, voeg dan vooraan een nul toe.

U kan elk EU BTW-nummer verifiëren via het VIES-portaal. Dit is gratis en geeft u een officiële bevestiging die u kan opslaan als bewijs voor uw administratie.

Wat met verschillende rechtsvormen?

BV (besloten vennootschap) en NV (naamloze vennootschap): Uw BTW-nummer is uw ondernemingsnummer met "BE"-prefix. Eenvoudig. Toon het op uw website en alle facturen.

VOF (vennootschap onder firma) en CommV (commanditaire vennootschap): Zelfde principe. De vennootschap krijgt haar eigen ondernemingsnummer en bijbehorend BTW-nummer.

Eenmanszaak: Uw persoonlijk ondernemingsnummer is uw BTW-nummer. Anders dan in Nederland had België nooit een rijksregisternummer-gekoppeld BTW-nummer, dus er is geen privacybezwaar bij het tonen. Uw ondernemingsnummer is openbare informatie van bij ontwerp.

VZW (vereniging zonder winstoogmerk): Heeft enkel een BTW-nummer nodig als ze economische activiteiten onder BTW uitvoert. Veel VZW's zijn BTW-vrijgesteld. Rekent uw VZW wel voor diensten of verkoopt ze goederen, dan heeft ze een BTW-nummer en moet ze het tonen.

Vrije beroepen: Artsen, advocaten, architecten en boekhouders die BTW-plichtig zijn (de meeste sinds de hervorming van 2014 voor advocaten en 2016 voor notarissen) moeten hun BTW-nummer tonen.

Voor alle rechtsvormen: controleer dubbel dat het nummer op uw website correct en actueel is. Bedrijven tonen soms een oud of fout BTW-nummer na herstructurering, het afsplitsen van een nieuwe entiteit of een verandering van rechtsvorm. U kan uw nummer verifiëren via FOD Financien of via het EU VIES-systeem.

Snelle fix-checklist

1. Zoek uw ondernemingsnummer op via kbopub.economie.fgov.be
2. Plaats "BE" ervoor om uw BTW-nummer te krijgen
3. Voeg het toe aan uw websitefooter, contactpagina en algemene voorwaarden
4. Controleer uw factuursjablonen om zeker te zijn dat ze het BTW-nummer met "BE"-prefix tonen
5. Verifieer dat het werkt in het VIES-systeem

Totale tijd: 10 minuten.

Niet zeker of uw website nog andere compliance-gaten heeft? Doe een gratis scan en wij controleren uw juridische informatie, cookies, toegankelijkheid en meer.