RGPD pour les coiffeurs en Belgique : ce que vous devez savoir

Les coiffeurs traitent plus de données personnelles que la plupart des autres petites entreprises. Pas seulement des noms et des numéros de téléphone, mais aussi des données sur les allergies, et ce sont des catégories particulières de données personnelles au sens du RGPD (Règlement (UE) 2016/679).

L'APD (Autorité de protection des données) n'a pas explicitement désigné les coiffeurs et les professionnels de la beauté comme un secteur prioritaire, mais les règles sont claires. Quiconque traite des données de santé sans la base juridique appropriée risque des sanctions.

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Données d'allergie : catégorie particulière de données personnelles

Lorsque vous demandez à vos clients s'ils ont des allergies (pour les colorations capillaires, les traitements chimiques ou les produits de soin), vous traitez des données de santé. Ce sont des catégories particulières de données personnelles au sens de l'article 9 du RGPD.

Ce que cela signifie pour votre salon :

• Vous avez besoin d'un consentement explicite et écrit pour traiter les données d'allergie
• Vous devez décrire comment vous protégez ces données (fiches papier dans un meuble fermé à clé, données numériques chiffrées)
• Vous ne pouvez pas conserver ces données plus longtemps que nécessaire
• Les clients ont le droit de consulter, corriger et faire supprimer leurs données

En pratique : Utilisez un formulaire d'admission avec une case de consentement pour les données de santé. Conservez ce formulaire, c'est votre preuve de consentement.

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Fiches clients et profils

Une fiche client avec le nom, les coordonnées, la formule de coloration et l'historique des traitements constitue un dossier personnel. Toutes les règles du RGPD s'appliquent :

• Informez les clients de ce que vous conservez et pourquoi
• Stockez les données en sécurité (pas sur une liste ouverte derrière la réception)
• Définissez des durées de conservation (pour les formules de coloration, une durée pratique est de 2 ans après la dernière visite)
• Supprimez les données si un client le demande

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Systèmes de réservation en ligne

Treatwell, Salonized, Planfy et les outils similaires traitent des données personnelles pour votre compte. Vous êtes le responsable du traitement, vous êtes responsable de la manière dont les données de vos clients sont utilisées.

Ce que vous devez vérifier :

1. Accord de sous-traitance : Avez-vous un accord de sous-traitance (DPA) avec le fournisseur du logiciel ? C'est obligatoire en vertu de l'article 28 du RGPD. La loi belge du 30 juillet 2018 transpose le RGPD en droit belge.
2. Localisation des données : Les données sont-elles stockées sur des serveurs dans l'UE, ou sont-elles transférées aux États-Unis ou dans d'autres pays hors EEE ?
3. Sécurité d'accès : Qui peut voir quoi dans le système de réservation ? Les employés n'ont-ils accès qu'à ce dont ils ont besoin ?

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Site web de votre salon de coiffure

Si votre site web comporte un formulaire de contact ou de réservation :

• Politique de confidentialité nécessaire : décrit quelles données vous collectez et comment vous les utilisez
• Bannière cookies nécessaire si vous utilisez des analytics ou des intégrations de réseaux sociaux
• Numéro d'entreprise visible dans le pied de page (obligation légale en Belgique)

Vous utilisez des intégrations Instagram sur votre site ? Elles chargent des cookies et transmettent des données à Meta. Cela nécessite un consentement.

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Checklist pratique pour les coiffeurs

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Ceci est une analyse technique, pas un avis juridique. Consultez un spécialiste pour votre situation spécifique.