GDPR voor kappers in België: wat moet u weten?

Kappers verwerken meer persoonsgegevens dan de meeste andere kleine bedrijven. Niet alleen namen en telefoonnummers, maar ook gegevens over allergieën, en dat zijn bijzondere categorieën persoonsgegevens onder de AVG/GDPR (Verordening (EU) 2016/679).

De GBA (Gegevensbeschermingsautoriteit) heeft kappers en beautyondernemers niet expliciet als prioriteitssector aangewezen, maar de regels zijn duidelijk. Wie gezondheidsgegevens verwerkt zonder de juiste basis, riskeert handhaving.

---

Allergiegegevens: bijzondere categorie persoonsgegevens

Als je bij klanten vraagt naar allergieën (voor haarkleur, chemische behandelingen of huidproducten), verwerk je gezondheidsgegevens. Dat zijn bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG.

Wat dit betekent voor je kapsalon:

• Je hebt expliciete, schriftelijke toestemming nodig om allergiegegevens te verwerken
• Je moet beschrijven hoe je deze gegevens beveiligt (papieren kaarten in gesloten kast, digitale gegevens versleuteld)
• Je mag de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk
• Klanten hebben het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren en te laten verwijderen

Praktisch: Gebruik een intake-formulier met een toestemmingsvakje voor gezondheidsgegevens. Bewaar dit formulier, het is je bewijs van toestemming.

---

Klantenkaarten en klantprofielen

Een klantenkaart met naam, contactgegevens, haarkleurformule en behandelingsgeschiedenis is een persoonlijk dossier. Daarvoor gelden alle AVG-regels:

• Informeer klanten over wat je bijhoudt en waarom
• Sla gegevens veilig op (niet op een openliggende lijst achter de receptie)
• Stel bewaartermijnen in (voor haarkleurformules is een praktische termijn 2 jaar na het laatste bezoek)
• Verwijder gegevens als een klant dit vraagt

---

Online boekingssystemen

Treatwell, Salonized, Planfy en vergelijkbare tools verwerken persoonsgegevens namens jou. Je bent de verwerkingsverantwoordelijke, je bent verantwoordelijk voor hoe je klantgegevens worden gebruikt.

Wat je moet controleren:

1. Verwerkersovereenkomst: Heb je een verwerkersovereenkomst (DPA) met de softwareleverancier? Dit is verplicht onder AVG artikel 28. De Belgische privacywet van 30 juli 2018 implementeert de AVG in Belgisch recht.
2. Datalocatie: Worden de gegevens op EU-servers opgeslagen, of worden ze doorgegeven aan de VS of andere landen buiten de EER?
3. Toegangsbeveiliging: Wie kan bij het boekingssysteem? Hebben medewerkers alleen toegang tot wat ze nodig hebben?

---

Website van je kapsalon

Als je website een contactformulier of boekingsformulier heeft:

• Privacyverklaring nodig: beschrijft welke gegevens je verzamelt en hoe je ze gebruikt
• Cookiebanner nodig als je analytics of sociale media-insluitingen gebruikt
• Ondernemingsnummer zichtbaar in de footer (wettelijk verplicht in België)

Gebruik je Instagram-insluitingen op je website? Die laden cookies en sturen gegevens door naar Meta. Dat vereist toestemming.

---

Praktische checklist voor kappers

---

Controleer je website gratis

Onze scanner controleert automatisch of je website voldoet: cookiebanner, privacyverklaring, ondernemingsnummer en meer.

Scan je website gratis →

---

Dit is technische analyse, geen juridisch advies. Raadpleeg een specialist voor je specifieke situatie.