Carta PicRights o Copytrack España: respuesta paso a paso

Llega una carta de PicRights Europe GmbH, Copytrack GmbH o Permission Machine BVBA. Reclama una cantidad por una fotografía en tu web española. El importe oscila habitualmente entre 300 y 3 000 euros por imagen. La primera reacción suele ser pagar para zanjar el asunto o tirar la carta a la papelera. Ninguna de las dos es la respuesta adecuada en España.

Esta guía es la versión española del análisis general sobre la legitimidad de las cartas de Copytrack y PicRights. Cubre las particularidades del derecho español, las cantidades que efectivamente conceden los tribunales españoles, la diferencia entre obra fotográfica y mera fotografía y la plantilla de respuesta inicial en los primeros 14 días.

Si has recibido una carta de Getty Images, el procedimiento es muy similar; ver la guía sobre cartas de Getty Images en España.

Dirijo TrustYourWebsite como un proyecto en solitario y atiendo estas consultas con la lente del propietario de una pyme: tiempo limitado, presupuesto contado, ganas de evitar tanto el sobrepago como un litigio innecesario. La conclusión corta para casi todos los casos: respuesta medida en 14 días, defensas documentadas, acuerdo extrajudicial muy por debajo del importe inicial reclamado.

Las agencias y cómo operan en España

Tres agencias concentran el grueso de cartas de reclamación a webs españolas:

• PicRights Europe GmbH: sociedad suiza con presencia operativa en Europa, gestiona reclamaciones por cuenta de agencias de noticias (Associated Press, Agence France-Presse) y bancos de imágenes. Envía cartas en castellano cuando el destinatario es español.
• Copytrack GmbH: sociedad alemana fundada en 2014, plataforma SaaS que fotógrafos y titulares usan para rastrear sus imágenes en la web. Persigue reclamaciones por cuenta del titular cobrando un porcentaje del recobro.
• Permission Machine BVBA: sociedad belga, gestiona reclamaciones por cuenta de varias agencias de noticias y bancos belgas y neerlandeses. Aparece menos en España pero envía cartas cuando detecta el uso.

Las tres son sociedades reales, registradas, con actividad económica documentada y procedimientos judiciales en sus jurisdicciones de origen. Lo que no significa que cualquier reclamación concreta que envíen sea automáticamente válida en derecho español.

Marco legal español

Cuatro normas convergen cuando se trata del uso de fotografías en una web española.

La acción civil del Art. 138 y siguientes TRLPI es la vía habitual. La vía penal del Art. 270 CP es excepcional y raramente se activa contra una pyme por una sola imagen en web.

Obra fotográfica vs mera fotografía: la distinción clave

El TRLPI distingue dos regímenes de protección para fotografías que son fundamentales para la negociación:

Obra fotográfica (Art. 10 TRLPI): fotografía con originalidad, fruto del proceso creativo del autor. Protección plena del derecho de autor (vida del autor + 70 años). Indemnización calculada al alza.

Mera fotografía (Art. 128 TRLPI): fotografía sin originalidad suficiente, captura mecánica del objeto. Protección reducida durante 25 años desde la realización. Indemnización calculada significativamente más baja.

El TJUE en Painer (C-145/10) fijó el umbral de originalidad: la fotografía es obra cuando es creación intelectual propia del autor, con sus elecciones libres y personales. Una captura mecánica de un producto, sin elecciones creativas identificables, puede caer fuera de ese umbral y caer en el régimen de mera fotografía.

La SAP Santander 435/2024 de 14 de marzo de 2024 confirmó la calificación de mera fotografía en un caso de uso comercial de imagen y condenó por 187,10 euros, frente a los miles que reclamaba inicialmente la agencia. Plantear seriamente la calificación de mera fotografía es uno de los ejes de defensa más útiles cuando la imagen procede de banco de stock.

Las cuatro defensas en derecho español

1. Originalidad y calificación

Como se ha descrito, el primer eje. Si la imagen reclamada es una captura sin elementos creativos identificables (composición, iluminación, postproducción, ángulo no obvio), discute la calificación de obra fotográfica. La carga de la prueba de la originalidad recae sobre el titular.

2. Mandato y titularidad

PicRights, Copytrack y Permission Machine actúan por cuenta de titulares. La cadena de derechos debe estar documentada: fotógrafo → titular → agencia. Cualquier eslabón débil descalifica la reclamación. En la respuesta inicial, pide específicamente "prueba documental del mandato vigente de [titular alegado] que habilita a su agencia para el cobro de los daños alegados, y prueba documental de la titularidad del [titular alegado] sobre la imagen referenciada".

3. Licencia previa o excepción

Si la imagen procede de un banco de stock con licencia, busca el justificante. Si la imagen procede de un proveedor que aseguraba licencia (diseñador, agencia de marketing, periodista freelance), reúne el contrato y los correos. Si la web fue heredada de un proyecto anterior, busca la cláusula de cesión.

Excepciones del Art. 32 TRLPI (cita, parodia, reseña con finalidad informativa o crítica) son aplicables solo en supuestos muy concretos. No bastan para imágenes decorativas en web comercial.

4. Prescripción del Art. 140.3 TRLPI

Cinco años desde que el legitimado pudo ejercitar la acción. La AEPD del derecho de propiedad intelectual considera que el "pudo ejercitar" se cuenta desde que el titular tuvo conocimiento del uso. Para usos finalizados hace mucho tiempo, documenta con capturas de Wayback Machine la fecha de retirada de la imagen del sitio.

La respuesta de los primeros 14 días

Tres acciones, en orden, en las primeras 48 horas. La respuesta formal en los primeros 14 días.

Paso 1: retira la imagen y preserva la evidencia

Sácala del sitio en producción, de la caché del CDN y de cualquier copia de seguridad reciente que pudiera seguir sirviéndola. Captura la pantalla mostrando la imagen en contexto antes de retirar. Guarda una captura de Wayback Machine si existe. Anota la fecha y hora exactas de retirada.

Paso 2: no respondas reconociendo la infracción

Un correo del tipo "lo sentimos, pagaremos en cuanto podamos" se convierte en evidencia. Evita cualquier escrito que contenga reconocimiento. Mantén las comunicaciones factuales.

Paso 3: pide documentación

La respuesta inicial debe acusar recibo, confirmar la retirada, no reconocer la infracción y solicitar documentación al titular. Plantilla:

Asunto: Acuse de recibo de su escrito de fecha [fecha], referencia [su referencia]

Acuso recibo del escrito referenciado relativo a la imagen alojada en [URL]. Hemos procedido a la retirada de la imagen del sitio web.

Antes de poder evaluar y dar respuesta sustantiva a la propuesta de transacción, requerimos la siguiente documentación:

1. Prueba documental del mandato vigente del titular alegado que habilita a su sociedad para el cobro de los daños reclamados
2. Prueba documental de la titularidad del titular sobre la imagen específicamente referenciada, con indicación de la fecha de primera publicación
3. Base detallada del cálculo de la cuantía indemnizatoria reclamada, incluyendo el método de licencia hipotética aplicado y las tarifas de referencia
4. Periodo durante el cual el titular alega el uso no autorizado

Daremos respuesta sustantiva en plazo de 30 días desde la recepción de la documentación anterior. Hasta entonces, no se realiza reconocimiento alguno y se reservan todas las acciones y excepciones que en Derecho procedan.

Envía por correo electrónico con confirmación de lectura y, para importes elevados, también por burofax para acreditar la fecha.

Cantidades realistas en negociación: lo que conceden los tribunales españoles

Datos de referencia procedentes de sentencias publicadas y de observaciones de práctica profesional:

Las cifras concedidas por los tribunales españoles tienden a estar más cerca del extremo bajo del rango europeo en casos típicos de pymes. La negociación documentada que cuestiona la originalidad, el mandato y la prescripción suele cerrar el asunto entre 200 y 800 euros por imagen sin necesidad de procedimiento judicial.

Costas de un eventual procedimiento

Los Arts. 394 y siguientes de la Ley de Enjuiciamiento Civil regulan las costas por vencimiento objetivo. Las costas de letrado y procurador no se devengan hasta el procedimiento judicial. Cualquier carta extrajudicial que pretenda incluir "costes legales prejudiciales" como concepto separado debe ser revisada con cuidado: en España no existe el sistema alemán de Abmahnung con costas recuperables prejudicialmente.

Cuándo conviene asesoramiento legal externo

• Reclamación superior a 2 000 euros por imagen
• Reclamación que cita múltiples imágenes simultáneamente
• Segunda carta tras una respuesta parcial
• Carta de despacho de abogados español (escalada)
• Burofax firmado por letrado español: el dossier de la otra parte está construido y la siguiente etapa puede ser la presentación de la demanda

Consultas de primera respuesta con abogados de propiedad intelectual en España suelen costar entre 200 y 500 euros, muy por debajo de la reducción típica que consigue una respuesta profesional.

Prevención tras el cierre del asunto

Tras la resolución, las mismas agencias tienden a monitorizar el mismo dominio. Acciones preventivas:

• Inventario completo de imágenes de tu web con justificante de licencia
• Reemplaza cualquier imagen sin licencia documentada por una de bancos de stock con licencia comercial verificada
• Revisa los contratos con diseñadores y agencias para incluir cláusula de garantía e indemnización por derechos de propiedad intelectual (ver la guía sobre responsabilidad del diseñador web por derechos de imagen)
• Audita trimestralmente la web buscando imágenes añadidas sin pista de origen

Para el patrón general de respuesta a cartas de Getty o agencias similares en España, complementa con la guía sobre la carta de Getty Images en España.

Checklist final

• Imagen retirada en las primeras 24 horas; captura y Wayback documentadas
• Respuesta inicial enviada en 14 días, factual y sin reconocimiento
• Documentación solicitada al titular: mandato, titularidad, cálculo, periodo
• Calificación de obra vs mera fotografía evaluada con el material disponible
• Plazo de prescripción del Art. 140.3 TRLPI verificado contra las fechas de uso
• Asesoramiento jurídico consultado si la reclamación supera 2 000 euros o cita múltiples imágenes
• Auditoría completa del inventario de imágenes posterior al cierre

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Esto es análisis técnico, no asesoramiento legal. Para reclamaciones superiores a 2 000 euros, casos con varias imágenes, burofaxes firmados por letrado español o procedimientos judiciales en curso, consulta con un abogado especializado en propiedad intelectual.